Compliance en una empresa: qué es, para que sirve y cómo se hace

Compliance: qué es el corporate compliance

El compliance o cumplimiento normativo es un término que se refiere a la capacidad de una empresa, entidad pública o entidad para cumplir con las normas internas y externas establecidas. La finalidad de un sistema de compliance es fomentar el desarrollo de actividades y negocios conforme a la normativa vigente, con el fin de evitar la responsabilidad penal de las personas jurídicas.

El compliance se originó en Estados Unidos en la década de 1970, en el sector financiero, como una forma de combatir la corrupción y otros delitos en el ámbito empresarial. La aparición de este término se debió a una serie de escándalos, como el Escándalo Lockheed Corporation, que llevaron a la creación de leyes que buscaban eliminar estos casos de corrupción en el país.

En 1997, se firmó el Convenio entre los miembros de la OCDE de “de lucha contra la Corrupción de Agentes Públicos Extranjeros en las Transacciones Comerciales e Internacionales”, el cual fue ratificado por España en 2002. Este convenio dio lugar a la expansión del compliance empresarial como forma de combatir la corrupción. La ley permite a los diferentes países llevar a los tribunales a las personas jurídicas, independientemente de dónde tengan su sede, si se sospecha que han cometido casos de sobornos y tráfico de influencias.

EE. UU. utilizó esta ley para interponer acciones y condenar a nueve empresas por corrupción, cuatro de las cuales tenían sede en Europa. Esto llevó a una mayor preocupación por la regulación del compliance en las empresas, y a la aparición de la figura del Compliance Officer, encargado de velar por el cumplimiento de las normas y eximir a la empresa de responsabilidades en caso de infracciones.

La implantación de un sistema de compliance fuerte en una entidad puede servir para eximir de responsabilidad a la empresa frente a eventuales hechos delictivos, siempre y cuando se demuestre proactividad en la prevención de infracciones. Sin embargo, no es un seguro a todo riesgo. Es importante destacar que la destitución del Compliance Officer no puede estar ligada al desempeño de sus labores.

¿Cuáles son las funciones del compliance officer?

El compliance officer es la persona encargada de velar por el cumplimiento de las regulaciones y políticas internas de una empresa. Su labor principal consiste en evitar cualquier tipo de enjuiciamiento penal por mala praxis. Para lograrlo, debe llevar a cabo las siguientes acciones:

1. Identificar los posibles riesgos que enfrenta la organización.
2. Desarrollar, revisar y actualizar la política de compliance existente para asegurarse de que cumpla con los estándares de las agencias reguladoras.
3. Verificar las políticas internas y procedimientos de la empresa para prevenir conductas ilegales, impropias o inéticas.
4. Diseñar e implementar nuevos programas de compliance y resolver problemas de cumplimiento en tiempo real.
5. Brindar asesoramiento e información a la Junta Directiva y la alta gerencia sobre el cumplimiento de las normas y políticas de la empresa.
6. Promover iniciativas de formación y sensibilización en conjunto con otros departamentos para evitar violaciones de compliance y garantizar una buena praxis.
7. Realizar investigaciones internas sobre posibles violaciones a las leyes y regulaciones aplicables.
8. Coordinar con las autoridades regulatorias y los organismos externos en caso de investigaciones o acciones judiciales relacionadas con el cumplimiento normativo.
9. Establecer canales de denuncia internos para que los empleados puedan reportar posibles violaciones de forma confidencial.
10. Gestionar la relación con los proveedores y contratistas de la empresa, asegurando que cumplan con las normas de cumplimiento.
11. Asistir a la alta gerencia y a los empleados en la interpretación y aplicación de las políticas y procedimientos de cumplimiento.

Las funciones del Compliance Officer son diversas y pueden variar dependiendo de la empresa y del sector en el que se desempeñe. En general, su objetivo es asegurar el cumplimiento de las normas y regulaciones aplicables a la empresa y evitar posibles infracciones que puedan generar responsabilidades legales.

Políticas de prevención

Identificar y evaluar los riesgos a través de auditorías de compliance y diseñar e implementar protocolos y procedimientos que cumplan con la ley. También hay que brindar orientación y apoyo a las diferentes áreas de la organización y establecer un canal de denuncias interno obligatorio para promover una cultura ética en la empresa. Además de sensibilizar a todos los empleados sobre la importancia de cumplir con la ley y de establecer políticas de contratación y promoción que fomenten la integridad y la ética en el trabajo.

¿Por qué necesitan el Compliance las empresas de todos los tamaños?

El Compliance, o cumplimiento normativo, es importante para las pymes y empresas porque les ayuda a asegurarse de que están operando de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables a su industria. Esto puede ayudar a proteger a la empresa de posibles sanciones y multas, así como a evitar problemas con clientes, proveedores y otros interesados. Además, demostrar cumplimiento normativo puede ser un factor importante para atraer y retener a clientes y proveedores, ya que les da confianza en la capacidad de la empresa para operar de manera ética y legalmente sostenible.

El Compliance también puede ayudar a las empresas a identificar y minimizar los riesgos legales y regulatorios en su operación diaria. Esto puede incluir desde el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal hasta la prevención del lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo. Esto puede ayudar a proteger a la empresa de posibles demandas y perjuicios financieros.

Niveles de cumplimiento del compliance

Los diferentes niveles de cumplimiento de una empresa en materia de compliance incluyen el cumplimiento de normas externas, sistemas de control internos y cumplimiento de normas internas. El cumplimiento de normas externas son aquellas impuestas a la organización por leyes y regulaciones, mientras que los sistemas de control internos son herramientas diseñadas para asegurar que se cumplan esas normas externas. Por su parte, el cumplimiento de normas internas se refiere a la implementación de códigos de conducta y otras regulaciones internas en la empresa.

En cuanto al cumplimiento de normas laborales, esto implica garantizar que la empresa cumpla con todas las leyes y regulaciones relacionadas con el trabajo, como el pago de salarios y horas extras, vacaciones, licencias y otros beneficios laborales. Por otro lado, el compliance penal se enfoca en evitar la comisión de delitos o infracciones penales por parte de la empresa y sus empleados.

La función de compliance es desempeñada por profesionales como abogados, gestores de riesgos, controllers internos, supervisores de fraude y blanqueo, entre otros. Su objetivo es garantizar el cumplimiento de todas las normas y regulaciones aplicables a la empresa, lo que contribuye a la protección de la reputación y el buen funcionamiento de la organización.

Beneficios de aplicar el compliance, además de estar cumpliendo con la ley y normativa vigente

Aplicar una política de compliance en la empresa, lo más amplia posible, puede traer muchos beneficios a la empresa.

Algunos de estos beneficios pueden incluir:

• Mejora de la reputación de la empresa: Al demostrar que la empresa se toma en serio el cumplimiento de la ley y los estándares éticos, se puede mejorar su reputación y su imagen pública. Esto puede atraer a clientes y socios comerciales que valoran la integridad y la responsabilidad social.
• Prevención de sanciones y multas: Cumplir con la ley y las regulaciones aplicables puede ayudar a la empresa a evitar sanciones y multas, lo que puede ahorrarle dinero y proteger su rentabilidad.
• Mejora de la eficiencia y productividad: Un programa de compliance bien diseñado y ejecutado puede ayudar a la empresa a identificar y solucionar problemas de cumplimiento, lo que puede mejorar la eficiencia y la productividad en la empresa.
• Fortalecimiento de la cultura empresarial: El cumplimiento de la ley y los estándares éticos puede ayudar a fomentar una cultura empresarial sólida y ética en la empresa, lo que puede contribuir a un ambiente de trabajo positivo y a una mayor satisfacción y lealtad de los empleados.
• Mejora del acceso a financiamiento y oportunidades de inversión: Una empresa que demuestra cumplimiento de la ley y ética puede tener una mayor confianza de los inversores y un acceso más fácil a fuentes de financiamiento. Esto puede abrir nuevas oportunidades de crecimiento y expansión para la empresa.