Compliance Legal ¿Qué es y cómo aplicarlo?

El compliance legal es un tema clave para cualquier negocio, ya que se refiere a la obligación de cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables. El incumplimiento de esta normativa puede tener graves consecuencias legales, financieras y reputacionales, por lo que es esencial que las empresas implementen sistemas y procedimientos de compliance legal que les permitan cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables.

¿Qué es el compliance legal?

La gestión del cumplimiento legal, también conocido como compliance legal, es el proceso por el cual las empresas y organizaciones se aseguran de cumplir con todas las obligaciones y leyes aplicables a su actividad, incluyendo tanto las impuestas por la legislación (como las leyes laborales, civiles, mercantiles y penales) como aquellas que ellas mismas se hayan comprometido a seguir (como sus propias normas internas y buenas prácticas empresariales).
Además de esto, el compliance legal también implica promover una cultura empresarial que fomente el comportamiento ético y la transparencia en todas las acciones de los miembros de la organización, desde la alta dirección hasta los empleados. Al adoptar esta cultura y cumplir con todas sus obligaciones legales, las empresas demuestran su responsabilidad social y contribuyen a beneficios para el mercado y la sociedad en general.

¿Cómo aplicar el Compliance Legal en la empresa?

A continuación, se presentan algunas recomendaciones:

• 1. Identificar las leyes y regulaciones aplicables: Es importante conocer qué leyes y regulaciones son relevantes para la empresa, ya que esto determinará las obligaciones de la compañía y las áreas en las que se debe enfocar el Compliance.
• 2. Establecer una política de Compliance: Una política de Compliance es un documento que establece los principios y objetivos del programa de Compliance de la empresa, así como las responsabilidades y procedimientos relacionados con el cumplimiento legal.
• 3. Nombrar a un responsable del Compliance: Es importante designar a una persona o departamento encargado de supervisar y coordinar el programa de Compliance de la empresa. Este responsable debe ser independiente y tener autoridad suficiente para implementar cambios y tomar decisiones.
• 4. Capacitar al personal: Es esencial que todo el personal de la empresa esté al tanto de las leyes y regulaciones aplicables y de cómo deben cumplirse. Se deben realizar programas de capacitación periódicos para asegurar que todos los empleados estén al tanto de las últimas actualizaciones y cambios.
• 5. Establecer un sistema de reporte y revisión: Es importante establecer un sistema para que los empleados puedan reportar posibles violaciones o preocupaciones sobre el cumplimiento legal de manera confidencial y sin temor a represalias. También se deben establecer procedimientos para revisar y abordar cualquier reporte de posibles violaciones.
• 6. Monitorear y evaluar el programa de Compliance: El Compliance no es una tarea puntual, sino un proceso continuo. Es importante monitorear y evaluar el programa de Compliance de manera regular para asegurar que sigue siendo efectivo y para detectar posibles áreas de mejora.

¿Cómo puede afectar a la empresa no tener una política de compliance legal implementada?

Es muy importante que las empresas tengan una política de compliance legal implementada y en constante revisión. Esto se debe a que no cumplir con las leyes y regulaciones aplicables puede tener graves consecuencias para la empresa y sus stakeholders.

Una de las principales consecuencias es el aumento del riesgo de incurrir en violaciones a la ley. Esto puede ocurrir de muchas maneras, tales como no cumplir con las leyes laborales o de seguridad y salud en el trabajo, no cumplir con los requisitos de información y transparencia financiera o no cumplir con las leyes de protección al consumidor. Si una empresa incurre en una violación de la ley, puede enfrentar sanciones y multas significativas, lo que puede ser muy costoso y perjudicial para sus finanzas.

Otra posible consecuencia es la pérdida de confianza y reputación. Si una empresa es considerada como poco ética o no cumplidora de la ley, puede perder la confianza de sus clientes, empleados y otros stakeholders. Esto puede tener un impacto negativo en las ventas y el rendimiento financiero de la empresa a largo plazo. Además, una mala reputación puede ser difícil de recuperar y puede dañar la marca de la empresa de manera permanente.

También puede dificultar la toma de decisiones y aumentar la exposición a riesgos innecesarios. Si una empresa no tiene una política de compliance legal clara y bien implementada, puede ser más difícil determinar qué acciones son legales y éticas y cuáles no lo son. Esto puede llevar a decisiones equivocadas y aumentar el riesgo de incurrir en violaciones a la ley o de tomar medidas que no son beneficiosas para la empresa a largo plazo.

No tener una política de compliance legal puede hacer que sea más difícil atraer y retener a buenos empleados. Muchos empleados valoran trabajar para empresas éticas y cumplidoras de la ley, y pueden buscar empleo en otras empresas si sienten que su empleador actual no cumple con estas expectativas. Esto puede dificultar la contratación de talento de alta calidad y aumentar el costo de la rotación de personal.

Quien es el responsable de hacer cumplir el programa de compliance en la empresa

El Código Penal español establece la importancia de “la supervisión del funcionamiento y del cumplimiento del modelo de prevención” [1] en las empresas. Para ello, es necesario contar con un órgano encargado de supervisar y asegurar que se están llevando a cabo dichas medidas de manera adecuada. Este órgano es conocido como el Responsable de Cumplimiento o Compliance Officer.

Este Responsable puede ser una sola persona o un grupo de ellas, dependiendo de las necesidades y recursos de la organización. Su principal función es velar por el cumplimiento de la normativa aplicable a la empresa, así como promover una cultura ética y de responsabilidad en la organización.

En algunos casos, la empresa puede optar por contratar a una entidad externa para realizar las actividades de cumplimiento. Esto puede ser especialmente efectivo en tareas como la formación y concienciación de los trabajadores, así como en la gestión del canal de denuncias.

Es importante destacar que cualquier persona que desempeñe la función de Compliance Officer debe contar con ciertas características clave. En primer lugar, es fundamental que sea independiente y autónomo, para garantizar su objetividad y evitar posibles conflictos de interés. Además, debe poseer autoridad suficiente para poder llevar a cabo su trabajo de manera efectiva y eficiente.

Por último, es esencial que el Compliance Officer cuente con una formación adecuada en materia de cumplimiento y ética empresarial. Esto le permitirá desempeñar su función de manera profesional y conocer en profundidad las obligaciones y responsabilidades de la empresa.

Para poder llevar a cabo su trabajo de manera eficiente y efectiva, es fundamental que el Compliance Officer tenga acceso a los recursos adecuados, tanto económicos como humanos y tecnológicos. De esta manera, podrá garantizar el cumplimiento de las medidas de prevención de manera efectiva y contribuir a fomentar una cultura ética en la organización.

Referencias

1. ↑ Boletín Oificial del Estado (BOE): https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2010-9953